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Sind Daten in Microsoft OneDrive wirklich sicher?

Dropbox, Google Drive, iCloud und mehr – Cloud-Dienste gibt es mittlerweile viele. Die Lösung von der Marke Microsoft auf dem Cloud-Storage-Markt heißt OneDrive. Was kann OneDrive? Beeindruckt die Cloud-Lösung in Puncto Datenschutz? Bewährt sich der Service eher für private oder für geschäftliche Anlässe? Wir haben OneDrive einmal unter die Lupe genommen…

Mit Unterstützung des von Microsoft bereitgestellten Cloud-Dienstes OneDrive kann man Datenmaterial in einem Online-Storage uploaden – oder, wie es so schön lautet: „in der Cloud speichern“. In Microsoft OneDrive lassen sich, wie in jedem anderen Cloud-Storage-Dienst, Dateien ablegen (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage), sodass diese ortsungebunden auf Abruf sind – ob per Browser, Client-Anwendung oder OneDrive-App, welche verfügbar ist für WindowsPhone, iOS und Android. Mit OneDrive hat man daher Fotos und Dateien überall und auf jedem Gerät zur Hand – äußerst praktisch!

Ein Cloud-Speicher ist allerdings nicht bloß nützlich, um von allerorts auf Daten zurückgreifen zu können: Vor allem im Falle eines Verlusts bzw. Defekts eines Endgeräts ist es enorm kostbar, wenn alle relevanten Daten an einem zusätzlichen Ort, zum Beispiel eben in OneDrive, gesichert sind. Eine Funktion, welche sowohl privat für Fotos, Videos & Co., als auch für Excel-Tabellen, Word-Dokumente wie auch andere geschäftliche Dateien enorm von Vorteil ist. Ein Backup wird damit dennoch nicht substituiert.

Damit ständig alle Daten allerorts synchron sind, kann man völlig einfach einen sogenannten OneDrive-Ordner auf dem PC hinzufügen. Sämtliche Dateien, die in den Ordner bewegt werden, landen dann automatisch in der OneDrive-Cloud. In dem Moment wo Daten an einem beliebigen Speicherort hinzugefügt, abgeändert oder beseitigt werden, erfolgt eine automatische Synchronisierung auf allen anderen Speicherorten. Einzige Voraussetzung dafür: Eine Verbindung mit dem Internet.

Für einen optimalen Austausch mit anderen, lassen sich Dateien oder Fotos aus OneDrive einfach teilen – ob das Geburtstagsfoto des Enkels, welches man der Oma zusenden will, oder der Geschäftsbericht, welchen man dem Chef zur Durchsicht zukommen lassen möchte. Anstatt eine Datei via E-Mail zu verschicken oder diese auf einen USB-Stick zu ziehen und so für eine Kopie der Datei zu sorgen, wird demjenigen, dem man das entsprechende File zur Verfügung stellen möchte, schlichtweg ein Direktlink zu der Datei in OneDrive gegeben – das geht super schnell und sorgt zeitgleich dafür, dass keinerlei unnötige Kopien von Dateien gefertigt werden.

Tipp: Wenn Sie Windows 10 gebrauchen, ist OneDrive im Vorfeld auf Ihrem PC installiert. Bei einer anderen Windows-Version müssen Sie erst die OneDrive-App installieren, um zu starten. Link zum Download: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/download

Was ist OneDrive for Business?

Zusätzlich zur OneDrive Standard-Option bietet Microsoft ebenfalls das Produkt namens „OneDrive for Business“ an. Dabei dreht es sich um den Cloud-Speicherdienst von Microsoft, der speziell für den Einsatz in Unternehmen entwickelt ist und somit ideal auf die Zusammenarbeit in Teams angepasst wurde. Die Cloud-Lösung beruht im Schwerpunkt auf der Technologie von Microsoft SharePoint und kann deshalb viel mehr als ein „normaler“ Cloud-Speicherdienst: Man kann per OneDrive for Business in Echtzeit mit verschiedenen Personen an ein- und demgleichen Dokument miteinander wirken – Co-Authoring nennt man die leistungsfähige Arbeitsweise, welche echtes Teamwork der Zukunft möglich macht.

OneDrive arbeitet Hand in Hand mit anderen Microsoft Anwendungen – speziell mit Office 365 bzw. Microsoft 365 zusammen. Zum Beispiel kann eine PowerPoint-Präsentation, die Person A in OneDrive abgelegt hat, von Nutzer B via Browser eingesehen und überarbeitet werden, ohne dass Person B PowerPoint eingerichtet haben muss auf dem PC. Und Nutzer C kann vom anderen Ende der Welt dabei zusehen und die Änderungen kommentieren. Diese Lösungen vereinfachen die Zusammenarbeit in Teams enorm, vor allem in solchen, bei denen ein Teil des Teams Microsoft-Anwender und ein anderer Teil Mac-User sind. Infolge der vollautomatischen Daten-Synchronisation von OneDrive können zudem alle Mitarbeiter bei der kollaborativen Arbeit immer die aktuelle Version abrufen, ohne erst manuell neue Versionsstände erlangen zu müssen.

Zusätzlicher Vorteil von OneDrive for Business: Anwendern steht eine Versionierung zur Verfügung. Benutzer können also alte, vorher abgespeicherte Versionen der Office-Dokumente, die in OneDrive sind, wiederherstellen. Standardmäßig werden die vergangenen 500 Versionen eines Dokuments im Hintergrund völlig von allein gespeichert und können bei Bedarf erneut verwendet werden.#

Ist Microsoft OneDrive (for Business) sicher?

Zunächst einmal muss man akzeptieren, dass für eine Lösung wie OneDrive, in welcher empfindliche, vertrauliche Daten gesichert sind – egal ob nun aus privatem oder geschäftlichem Umfeld – das Thema Datensicherheit eine wesentliche Rolle spielt. Zudem muss nachvollziehbar sein, wer (jedenfalls in Theorie) Einsicht in die in OneDrive abgelegten Daten beziehen kann.

Wie ist der Status Quo? Nun, OneDrive ist im Besitz über eine Standard-SSL-Verschlüsselung bei der Übertragung von Dokumenten – einmal abgelegt auf dem Server, kommt eine 256bit-AES Verschlüsselung zum Gebrauch, um die Daten zu sichern. Wer die Daten in OneDrive extra verschlüsseln will, dem können Tools wie Boxcryptor oder Microsoft BitLocker hilfreich sein als Ergänzung für einen geschützten Einsatz von OneDrive im Firmen. OneDrive for Business bietet ebenso eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die dafür sorgt, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf die Dateien erlangen können – eine fortschrittliche und generell als sicher eingestufte Option, die dafür sorgt, dass man Unbefugten den Zutritt zur OneDrive-Cloud verwehren kann. Ebenso eine simple, aber relevante Maßnahme zur Absicherung vor Hackern: Gut funktionierende Passwörter nutzen und diese regelmäßig ändern.

Wo sind die Daten gelagert? Dies ist eine zentrale Frage, denn wenn die Daten, welche in OneDrive liegen, auf amerikanischen Webservern gehostet werden, dann ist dies aus Datenschutz-Sicht sehr kritisch zu betrachten, besonders bezüglich der strikten Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ein Gebrauch wäre somit für europäische Unternehmen nicht möglich, ohne die geltenden Datenschutzverordnungen zu verletzen. Microsoft weiß selbstverständlich um diesen Zustand. Deshalb werden die Daten aller Firmen, welche OneDrive for Business nutzen, und ihren Firmensitz in Europa haben, auf Servern in Rechenzentren in der EU gelagert.

Wer genaue Informationen sucht, wo Microsoft welche Daten speichert, wird auf dieser Webseite (https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations?geo=All&view=o365-worldwide) garantiert fündig. Dort sind sämtliche Standorte der von Microsoft verwendeten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst transparent aufgeführt. Die Daten der Anwender des Dienstes OneDrive for Business, die eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden demnach nur in Deutschland gehostet.

Cloud-Speicherdienste im Allgemeinen werden oft wegen angeblicher Datenschutzbedenken angeprangert. Mangelnde Intransparenz oder eine nicht saubere Ausführung des Themas IT-Sicherheit kann man Microsoft bei ihrem Service OneDrive for Business jedoch nicht vorwerfen – auch wenn das Unternehmen den Firmensitz in den USA hat. Trotzdem sei an dieser Stelle erwähnt, dass Microsoft sich durch Bestätigung der OneDrive-Nutzungsbedingungen das Recht einholt, die Daten seiner Kunden automatisiert zu durchsuchen. Diese Maßnahme dient dazu, Dateien zu finden, welche „unangemessene“ Inhalte darstellen. Findet der Microsoft-Crawler Informationen, welche gegen seine Richtlinien verstoßen, besteht eine Kontosperrung. Legt man in der persönlichen OneDrive-Cloud als neu gewordene Eltern somit zum Beispiel das allererste Foto des neugeborenen Babys ab, auf denen das Kind logischerweise nackt ist, könnte das theoretisch zu einer Blockierung des Kontos leiten – über den automatischen Datenscan via PhotoDNA-Technik (https://www.microsoft.com/en-us/photodna) könnte das jeweilige Foto entdeckt und als unangemessen eingestuft werden. Die Diskussion darüber, inwiefern solche verdachtsunabhängigen Scans sinnvoll und laut Gesetz überhaupt zulässig sind, wird schon seit längerer Zeit geführt – bis jetzt mit unterschiedlichen Ergebnissen. Doch Fakt ist: Wer OneDrive nutzt, der stimmt dem Gebrauch dieser Technik und dem vollautomatischen Scan seiner Daten zu – das sollte man wissen, wenn man das Programm nutzt oder plant, es einzusetzen.

Wenn Sie Interesse haben, OneDrive in Ihrem Betrieb zu nutzen, sprechen Sie uns gerne an. Wir können Sie im Umgang mit OneDrive schulen, unterstützen bei der Anpassung des Zugriffsmanagements und sorgen dafür, dass Sie OneDrive for Business zuverlässig einsetzen. Ebenso unterstützen wir auf Wunsch beim Datenumzug und dem Einrichten einer Ablagestruktur – um was es gleichfalls geht: Wir sind Ihr Experte rund um Microsoft OneDrive!

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